Het informatie- en archiefbeheer was bij het OCMW Mechelen voorafgaand aan de integratie met de stad Mechelen niet sterk uitgebouwd. Binnen het OCMW Mechelen was er geen centrale archiefdienst aanwezig noch een verantwoordelijke voor het archiefbeheer. De diensten stonden zelf in voor het archiefbeheer en maakten gebruik van verschillende locaties om hun analoog archief op te slaan. Een van deze locaties was een gebouw gelegen aan de Battelsesteenweg te Mechelen waar zowel op het gelijkvloers als op de tweede verdieping archief werd gestockeerd. Na de integratie met de stad ontstond de ambitie om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Hiervoor werd de samenwerking gezocht met het Stadsarchief Mechelen.

Het grootste depot was de ruimte op het gelijkvloers dat naar schatting ongeveer 1 tot 1,5 strekkende kilometer archief bevatte. Het meeste archief was verpakt en opgesteld in rekken. Er waren ook 2 grote “bergen” aanwezig waarbij meerdere palletten met verhuisdozen, wasmanden, archiefdozen, … naast en op elkaar waren gestapeld.

De archiefruimte op het gelijkvloers was niet geklimatiseerd en kende te hoge vochtigheid wat op sommige plaatsen actieve schimmelvorming veroorzaakte.

Stadsarchief Mechelen had te weinig capaciteit en slechts beperkte ervaring met de specifieke archieven van een OCMW om een dergelijke archiefmassa aan te pakken. De stad Mechelen zocht vanuit die optiek ondersteuning bij de selectie en waardering, behandeling en verwerking van de archieven in de archiefruimte.

Stad Mechelen lanceerde voor deze opdracht 2 verschillende aanbestedingsprocedures:

• Opmaak van een actieplan voor de verwerking van de archieven
• Verwerken van de archieven in de archiefruimte op de benedenverdieping van de Battelsesteenweg

Binnen de eerste opdracht was de doelstelling het opmaken van een plan van aanpak voor de verwerking van de archieven.

Binnen de tweede opdracht waren er verschillende doelstellingen:

• Het behandelen van de ruimte met een biocide
• Het uitvoeren van selectie en waardering op de aanwezige archieven
• Het behandelen van de na selectie en waardering te verwerken archieven door middel van gammastralen
• Het verwerken en beschrijven van de permanent te bewaren archieven
• Het verwerken en beschrijven van de tijdelijk te bewaren archieven waarvan de bewaartermijn nog niet verstreken is

De eerste opdracht, het opmaken van een plan van aanpak, bestond uit een studieopdracht met een beperkte aanwezigheid ter plaatse. Door middel van een plaatsbezoek werd de ruimte grof in kaart gebracht. De verschillende grote categorieën archieven (financieel archief, archieven rond patrimoniumbeheer, sociale dossiers, …) werden in deze opdracht geïndentificeerd. Met deze informatie werd een plan van aanpak opgemaakt voor Stadsarchief Mechelen hoe de verwerking kon aangepakt worden. Stad Mechelen besliste uiteindelijk om de verwerking in een aanbesteding te brengen en een externe partner te zoeken voor de verwerking.

De tweede opdracht omvatte het volledig leeg maken van de archiefruimte en de verwerking van de inhoud. Deze opdracht werd in een aantal fases uitgevoerd.

De eerste fase bestond uit een behandeling van de ruimte met een biocide. Deze behandeling werd uitgevoerd door de firma Object Care. De behandeling bestond uit een verneveling van een voor het archief niet schadelijk biocide met oog op het doden van de nog actieve schimmel. Deze behandeling duurde één dag.

De tweede fase begon met het in kaart brengen van de ruimte. Met behulp van het maatwerkbedrijf TWI werd een nummering voor de aanwezige rekken uitgewerkt. Tegelijk werd een plan opgemaakt met de opstelling van de rekken en de twee “hopen” archief.

Vervolgens werd een eerste selectie uitgevoerd in het financieel archief waarbij de permanent te bewaren stukken en de tijdelijk te bewaren stukken werden aangeduid. We stelden vast dat alle tijdelijk te bewaren stukken konden vernietigd worden aangezien deze tot 20 jaar oud waren. De permanent te bewaren financiële archieven werden vervolgens uit de ruimte verwijderd, kregen een uniek volgnummer, werden gefotografeerd en gestapeld op palletten voor behandeling met gammastralen. Met behulp van TWI en eigen medewerkers van Leve De Economie werd een snelinventaris opgemaakt voor dit deel van de archieven.

Nadien werden de voor vernietiging aangeduide financiële archieven uit de ruimte verwijderd. Ook deze stukken kregen een uniek volgnummer, werden gefotografeerd en werden gestapeld op palletten voor vernietiging. Voor deze categorie werd uiteindelijk gekozen geen snelinventaris op te maken. Met behulp van de gemaakte foto’s werden de stukken visueel nagekeken om eventuele fouten in de selectie op te sporen.

Voor de te vernietigen financiële stukken werd een vernietigingsnota opgemaakt met een beschrijving van de verschillende series, een aantal foto’s van de betrokken stukken en een motivering voor de vernietiging. Deze nota werd bezorgd aan het Stadsarchief die het Rijksarchief om toelating voor vernietiging verzocht. Deze selectie en de volgende selecties werden uitgevoerd op basis van de bestaande selectielijsten voor OCMW archieven. De fysieke vernietiging werd door Stadsarchief Mechelen uitgevoerd buiten scope van de opdracht. Uiteindelijk werd ruim 600 meter financieel archief vernietigd.

Met het afronden van de selectie van het financieel archief werd de volgende fase opgestart: het in kaart brengen van de resterende archieven. Hiertoe werden alle overblijven verpakkingen en losse dossiers voorzien van een uniek volgnummer. Elke verpakking werd gefotografeerd en er werd een snelinventaris opgemaakt. Ook de twee “hopen” werden hierbij ontmanteld. De verpakkingen werden voorzien van een uniek volgnummer en een snelinventaris werd opgemaakt.

Tijdens deze fase werd een aanzienlijke serie sociale dossiers aangetroffen in de rekken van de archiefruimte of opgestapeld in verhuisdozen of wasmanden. Deze werden verzameld en samen verwerkt door middel van het toekennen van een uniek volgnummer en het fotograferen van de dossierkaften. De dossiers werden dan in voorlopige dossiers verpakt en apart gezet voor behandeling met gammastralen. Met behulp van deze foto’s werd voor deze dossiers een snelinventaris opgemaakt.

Hierna konden we starten met de seriebepaling voor het permanent te bewaren financieel archief en het resterende archief. Op basis van de beschikbare foto’s, de snelinventaris en een aantal opvolgbezoeken ter plaatse werden voor ruim 15.000 eenheden de serie vastgelegd. Op basis van de selectielijsten voor OCMW archieven werden vervolgens de bewaartermijn en de bestemming van deze series bepaald. Voor de verpakkingseenheden waarvan de bewaartermijn verstreken was, werden eveneens vernietigingsnota’s opgemaakt. Deze werden, net als voorheen door Stadsarchief Mechelen overgemaakt aan het Algemeen Rijksarchief. De te vernietigen eenheden werden op palletten geplaatst en klaargezet voor vernietiging. De vernietiging van de ongeveer 250 meter archieven werd nadien door Stadsarchief Mechelen uitgevoerd.

De resterende, nog te verwerken archieven, werden per serie uit de rekken gehaald en op palletten gestapeld. Deze werden vervolgens klaargezet voor behandeling via gammastralen.

Het depot was nu volledig leeg. Wat kon vernietigd worden, was vernietigd. Een volgende fase kon ingezet worden: behandelen van de te verwerken archieven met gammastralen. De 50 palletten werden in 3 bewegingen door tussenkomst van Object Care aangemeld bij Steris in Nederland voor behandeling en overgebracht naar de verwerkingslocatie van Leve De Economie in Deinze.

Vervolgens werd gestart met het reinigen en definitief beschrijven en verpakken van de behandelde archieven. De archieven werden in een aantal archiefblokken verdeeld op basis van archiefvormer of procesgroep:

• OCMW Muizen
• OCMW Humbeek
• Algemeen beheer
• Financieel beheer
• Patrimoniumbeheer
• Personeelsbeheer
• Sociale dienstverlening
• Ziekenhuis
• Bouwprojecten

Voor elk archiefblok werd een overdrachtslijst aangemaakt. De te verwerken stukken werden op deze lijst geordend per serie. De stukken werden in deze volgorde gereinigd, voorzien van een zuurvrije omslag, voorzien van een definitief inventarisnummer en verpakt. De dozen werden voorzien van een doosetiket en vervolgens opgestapeld op palletten voor opslag.

Voor sommige archiefblokken was een voorbereiding door een projectarchivaris noodzakelijk (zoals de Bouwprojecten). Waar nodig werden de dossiers intern herordend en voorzien van een archivistisch verantwoorde beschrijving.

Als laatste stap werden 41 palletten met verwerkt archief opnieuw uitgeleverd aan Stadsarchief Mechelen voor opslag in Depot Rato.

Terug naar alle projecten