Mobiele archiefploeg
Jouw team voor je uitvoerend werk
Heb je nood aan ondersteuning bij uitvoerende taken op vlak van archiefbeheer? Heb je een archief dat moet beschreven worden? Staat er een verhuis op til? De mobiele archiefploeg van ArchiVeer staat klaar om je bij te staan.
We werken zowel op onze eigen locatie als op jouw locatie voor het verbeteren van jouw archiefbeheer.
Specifiek voor het verwerken van ondoorzichtige archiefruimtes werkten we onze dienstverlening “Snelinventarisatie” uit. In een mum van tijd brengen we je depot onder controle, maken we een overzicht van de inhoud en bepalen we wat er reeds kan vernietigd worden.
Wil je een stap verder gaan? Na de Snelinventarisatie voeren we de Archiefverwerking uit. De aanwezige dossiers worden geordend, bijkomend beschreven, genummerd en verpakt volgens de gangbare werkwijze bij de meeste archiefdiensten.
Vraag hier meer informatie of een offerte aan.
Archiefverwerking
Aanbod op maat
Je informatiebeheer organiseren, dat lijkt een zinloos werkje als je net start met je zaak. Eens je begint te groeien, dan merk je dat het allemaal zo simpel niet is en wou je dat je er vroeger aan was begonnen.
Er komt een medewerker bij, en nog één en nog, en voor je het weet verliezen je team en jijzelf heel wat tijd en energie aan het zoeken van informatie rond de betwisting van die ene factuur of de afspraken in dat andere dossier.
Een goede structuur in je informatie, zowel online als offline, verhoogt de vindbaarheid en vergemakkelijkt daarmee het werk binnen je bedrijf of bestuur. Naast tijd en energie kan het je ook heel wat geld besparen of opleveren, bijvoorbeeld als de bewijslast niet verloren is gegaan in de berg aan informatie.
Zit je voor zo’n berg en weet je niet hoe je er ooit nog overheen geraakt?
Geen nood. Tom is er om je te helpen met een goed informatiebeheersplan dat precies past bij jouw onderneming of bestuur. Hij gaat zelfs verder. Als een recordsmanager bekijkt hij mee welke dossiers er klaar zijn voor vernietiging en welke bewaartermijnen er zijn voor je personeelsdossiers, financiën, projectdossiers …
Wat mag je verwachten van een informatie- en archiefondersteuning en archiefbeheer. Wat is er allemaal mogelijk?
We organiseren je depot met locatiegegevens zoals depot-, rek- en planknummer om informatie vindbaar te maken.
We ordenen je dossiers op de manier die het beste werkt voor jouw organisatie.
We klasseren je documenten in de bestaande dossiers en mappen.
We ordenen, rangschikken en verwijderen dubbels in papieren dossiers.
We verwijderen nietjes, plastic ... om te kunnen scannen of langer op papier te bewaren.
We herverpakken dossiers in zuurvrij verpakkingsmateriaal geschikt voor langetermijn bewaring.
We scannen dossiers, foto's ... om een digitale werking te versnellen.
We uploaden scans op jouw digitaal platform zodat je ze online kunt raadplegen.
We maken lijsten op en vullen ze aan met bijkomende informatie of metadata zodat je sneller je dossiers terugvindt.
We bewaren tijdelijk je archief bij ons als noodoplossing bij plaatstekort, een verhuis, enz.
We registreren de locaties van je fysieke dossiers om zo de vindbaarheid te verhogen.
ARCHIEFVERWERKING
Administratieve ondersteuning
Heb je lichte administratieve taken liggen waar je wel wat hulp bij kunt gebruiken? Ook hiervoor kan je bij ons terecht:
We integreren je contactgegevens in Excel zodat je mooie lijsten hebt om je nieuwsbrief uit te sturen.
We scannen je facturen op een snelle en handige manier.
We klasseren je documenten in je eigen mapjes.
Schakel onze mobiele archiefploeg in voor uitvoerende werkzaamheden
De mobiele archiefploeg is je team voor je uitvoerend werk.
En dat mag je best ruim opvatten. Onze mensen van de archiefploeg zijn niet alleen bezig met archiveren; ze zijn daarnaast ook opgeleid tot administratief medewerker. Je kunt dan ook voor heel wat zaken bij ons terecht. Denk aan ordenen van dossiers, bestickeren van depots, klasseren van documenten, uploaden scans op jouw digitaal platform en nog veel meer. Lees hier meer informatie over de mobiele archiefploeg.
OCMW Mechelen
