Hoe het AdviesAbonnement van ArchiVeer organisaties écht ondersteunt
Informatie- en archiefbeheer roept bij organisaties zelden één duidelijke vraag op. Het zijn vaak terugkerende, uiteenlopende vragen die meebewegen met de dagelijkse werking: een verhuis, een digitaliseringsidee, een nieuwbouwproject, een regelgeving die onduidelijk blijft. Doorheen de jaren merkte ArchiVeer dat net die vragen vaak tussen de mazen van klassieke projecten glippen. Het AdviesAbonnement groeide uit dat spanningsveld.
We gingen uitgebreid in gesprek met zaakvoerder Tom.
“Je kan mij uit het OCMW halen, maar het OCMW blijft in mij zitten”
Tom is zaakvoerder van ArchiVeer, maar zijn professionele verhaal begint in de publieke sector. Hij werkte achtereenvolgens bij het Algemeen Rijksarchief, als archivaris bij het OCMW Gent en later in een leidinggevende rol bij Archief Gent.
“Archief en informatiebeheer zijn voor mij nooit louter technisch geweest. Het gaat altijd over mensen, verantwoordelijkheid en zorg dragen voor informatie.”
Die maatschappelijke invalshoek verklaart ook waarom ArchiVeer meer is dan een klassiek adviesbureau. Tom is daarnaast lesgever aan de Arteveldehogeschool, waar hij ziet hoe studenten met een graduaatsopleiding vaak moeilijk aan werk raken door een gebrek aan ervaring.
“Bij ArchiVeer kunnen ze die ervaring opdoen. En als ze daarna doorstromen naar de arbeidsmarkt, dan is onze missie geslaagd. Ik ben, vermoedelijk als enige bedrijf, oprecht blij als mensen hier vertrekken.”
Die sociale doelstelling loopt als een rode draad doorheen de werking van ArchiVeer.
Met welke vragen kloppen organisaties vandaag aan?
De vragen waarmee organisaties bij ArchiVeer aankloppen, zijn zeer divers. Vaak ontstaan ze uit concrete situaties.
Zo was er een organisatie die haar gebouw moest verlaten en in de kelder nog anderhalve kilometer archief had staan. De vraag leek eenvoudig: hoe krijgen we dit weg?
Door eerst te bepalen wat er lag, welke bewaartermijnen van toepassing waren en wat de bestemming moest zijn, kon uiteindelijk 500 à 600 meter archief vernietigd worden. Het resterende archief werd correct overgedragen aan de archiefdienst van de Vlaamse overheid.
In een andere stad lagen grote hoeveelheden sociale dossiers opgeslagen, waarvan niet alles verplicht bewaard moest blijven. ArchiVeer kreeg de vraag om een selectieadvies uit te werken. Enkele dossiers werden doorgelicht, waarna een rapport volgde met:
· een duidelijke structurering van de dossiers,
· wat bewaard moest blijven en wat niet,
· én een aanzet voor het verplichte serieregister.
Dankzij ervaring kon zo’n advies in ongeveer 24 uur worden uitgewerkt, dat zijn 3 werkdagen.
“De vragen zijn zelden klein of groot, ze zijn vooral concreet. Soms gaat het over anderhalve kilometer archief in een kelder, soms over één type dossier waar iemand al maanden mee worstelt.”
Ook verhuisbewegingen leiden vaak tot adviesvragen: een gemeente die per dienst wil weten welke papieren dossiers nog relevant zijn, of digitalisering mogelijk is. Daarnaast zijn er grotere trajecten, zoals het project Wonen in Vlaanderen met 9.000 dozen hypotheekdossiers, of het project rond interlandelijke adoptiedossiers, waar zorgvuldige ontsluiting van gevoelige informatie centraal staat.
Waarom volstaat een klassiek project niet altijd?
Veel van deze vragen laten zich moeilijk vatten in een klassiek, afgelijnd project. Ze zijn te ad hoc, te verweven met de dagelijkse werking of te beperkt in omvang.
Tom geeft het voorbeeld van een stad waar een mogelijke schimmelinfectie in een archiefruimte werd vastgesteld. De vragen volgden elkaar snel op: hoe ernstig is het probleem, moeten we een gespecialiseerd bedrijf inschakelen, hoe schrijven we daar een correct bestek voor uit?
“Niet elke vraag vraagt een project. Soms heb je gewoon iemand nodig die mee nadenkt, nuance aanbrengt en zegt: dit is ernstig — of net niet.”
Door eerst samen te analyseren, bleek het probleem minder ernstig dan gedacht. Pas daarna werd bekeken of een luchtkiemmeting nodig was en hoe dat correct aangepakt moest worden binnen de regels van overheidsopdrachten.
Wat is het AdviesAbonnement precies?
Het AdviesAbonnement richt zich tot organisaties — zowel publieke als private — die geen concreet project hebben, maar wel regelmatig nood hebben aan gespecialiseerde kennis rond informatie- en archiefbeheer.
Het gaat om zeer bereikbare eerstelijnshulpverlening:
· Wat is de bewaartermijn van deze dossiers?
· Kunnen jullie een framework uitschrijven voor een serie in het serieregister?
· We willen aan substitutie werken, hoe beginnen we daaraan?
· Kunnen jullie onze selectievoorschriften voor sociale dossiers aftoetsen?
Soms blijft het bij advies en coaching, soms groeit het uit tot verdere ondersteuning — maar dat is nooit verplicht.
Hoe werkt het in de praktijk?
Vragen kunnen binnenkomen via mail, telefoon of een Teams-omgeving. Vaak wordt voor grotere organisaties een dedicated Teams-kanaal opgezet, waarin meerdere medewerkers vragen kunnen stellen en documentatie kunnen raadplegen.
ArchiVeer werkt met:
· een opvolgsysteem waarin elke vraag een uniek nummer krijgt,
· een service level agreement (antwoord binnen 1 tot 5 werkdagen),
· en een intern kwaliteitsmechanisme waarbij Tom zelf elk antwoord nakijkt of bijstuurt.
Antwoorden nemen verschillende vormen aan: een telefoongesprek met bijkomende documentatie per mail, een overlegmoment, of zelfs een plaatsbezoek, bijvoorbeeld om ter plaatse aan te duiden welke archieven vernietigd mogen worden.
“Dankzij ervaring kan je snel schakelen. Wat voor een organisatie maanden zoekwerk zou zijn, kunnen wij vaak in een beperkt aantal uren helder uitwerken.”
Over welke thema’s gaan die vragen?
De inhoudelijke vragen zijn zeer breed:
· SharePoint-governance en structuur,
· bewaartermijnen en bestemmingen,
· organisatie van archiefdepots,
· nieuwbouwprojecten en archiefruimtes,
· aansluiting op Digitaal Archief Vlaanderen,
· invoer van series in het serieregister.
Bij organisaties met een lage maturiteit wordt bewust extra tijd genomen om begrippen en context toe te lichten, zonder die tijd integraal door te rekenen in het abonnement. Het advies wordt steeds afgestemd op wat haalbaar is.
Waarom werken vaste adviesuren?
Het abonnement maakt gespecialiseerde kennis budgettair toegankelijk. Voor een relatief beperkte kost krijgen organisaties toegang tot jaren ervaring.
“Je betaalt minder dan bij een klassiek adviesproject, maar krijgt wel toegang tot enorm veel kennis. En vooral: je kan vragen stellen op het moment dat ze ontstaan.”
In tegenstelling tot consultancyprojecten, waar nevenvragen vaak van de projecttijd afgaan, blijft advies hier op vraag beschikbaar.
Transparantie en eigenaarschap
De tijdsbesteding wordt maandelijks transparant gecommuniceerd. Klanten krijgen een overzicht van wat er gebeurd is en hoeveel uren nog beschikbaar zijn. Rond het einde van de maand volgt zelfs een zachte reminder als er nog tijd openstaat.
“We willen geen externe partij zijn die het overneemt, maar een klankbord. Organisaties moeten zelf sterker worden in hun informatiebeheer.”
Als organisaties voldoende interne capaciteit hebben, begeleidt ArchiVeer hen met plezier. Hebben ze die niet, dan kan ArchiVeer tijdelijk bijspringen.
Wanneer groeit het uit tot andere dienstverlening?
Soms leidt het AdviesAbonnement logisch tot aanvullende diensten. Zo kan een gemeente na maanden advies beslissen om een Snelinventarisatie met Selectie te laten uitvoeren voor een bestaand archief van vóór nieuwe procedures werden ingevoerd.
Het abonnement blijft dan dienen als kader om de resultaten nadien zelf verder te beheren en te verankeren.
Twijfel? Begin klein
Voor organisaties die twijfelen, is de instap bewust laagdrempelig. Een kortlopend abonnement van drie maanden met beperkte uren volstaat vaak om te ervaren of de formule werkt.
“Luister gerust eens naar organisaties die het al doen, we verwijzen je graag door om van hen te horen wat hun beleving is. En als je twijfelt: probeer het. Het engagement is klein, de meerwaarde meestal groot.”
Samenvattend
Dit is geen product, maar een manier van samenwerken. Een vorm van coaching, kennisdeling en begeleiding, met één duidelijk doel: organisaties sterker maken in hun eigen informatiebeheer.
En precies daar zit voor ArchiVeer de voldoening.
Contacteer ons voor meer informatie via onderstaande knop!
Mail Tom