Drie archieven beheren in je eentje? Dat is dagelijkse realiteit voor Nicolas Denutte, archivaris en informatiebeheerder voor de gemeenten Denderleeuw, Erpe-Mere en Haaltert. Hij heeft zijn handen dus elke dag vol – soms letterlijk, met archiefdozen. Logisch dan ook dat hij af en toe wel wat hulp kan gebruiken. Zo klopte hij onlangs aan bij ArchiVeer om een kleine archiefopdracht uit handen te nemen. We gingen hem even een bezoekje brengen, want we waren benieuwd hoe dat verliep. Al snel blijkt dat Nicolas niet één slecht woord te vertellen heeft over de samenwerking. Alleen maar lof dus!

Welke archiefklus kwam ArchiVeer klaren?

Wanneer er vroeger een bepaald of verschillende onteigeningsdossiers opgevraagd werden, nam het vaak veel tijd in beslag om die te vinden. Waarom dit zo tijdrovend was? Voornamelijk dat deze onteigeningsdossiers samen geklasseerd waren met alle dossiers over openbare werken. Maar ook het feit dat de informatie hierover verspreid was over drie inventarissen speelde mee.

“Zowel ik als de Dienst Ruimtelijke Ordening verloren vroeger regelmatig veel tijd met het zoeken naar onteigeningsdossiers. Vandaar dat het hoog tijd was om na te denken over een manier om dat proces efficiënter te maken.” ~ Nicolas

“Stel dat je bijvoorbeeld op zoek moest gaan naar alle dossiers over de onteigeningen in een bepaalde straat. Dan moest je in dat deel van de inventarislijst ook door de informatie over alle openbare werken die ooit in die straat gebeurd zijn, ploeteren. En in sommige straten zijn er zo in totaal - over de tijd heen - heel veel dossiers opgemaakt,” legt Nicolas uit.

Daarnaast lieten de inventarislijsten hier en daar te wensen over. Nicolas: “De drie oorspronkelijke inventarislijsten bevatten vrij veel ruis, maar soms ook te weinig details. Om al die redenen leek het mij het beste om de onteigeningsdossiers apart te klasseren, en er ook een afzonderlijke én duidelijkere inventaris van op te maken. Aangezien ik zelf geen tijd had om me hiermee bezig te houden, schakelde ik ArchiVeer in,” voegt hij eraan toe.

Waarom ArchiVeer

Nicolas kende de zaakvoerder Tom Haeck al een tijdje, via zijn vorige werkgever. “De keuze was snel gemaakt, want ik wist dat ArchiVeer zeer kwaliteitsvol werk levert,” vertelt hij.

Ook het sociale aspect vond Nicolas een pluspunt. “ArchiVeer werkt voor sommige opdrachten samen met maatwerkbedrijven. In dit geval kon dat niet. Maar die sociale aanpak apprecieer ik wel en was voor mij een extra reden om met ArchiVeer in zee te gaan,” klinkt het.

Hoe verliep de samenwerking?

Op de vraag of Nicolas tevreden is over de samenwerking, antwoordt hij volmondig en zonder aarzelen ‘ja’. “ArchiVeer is goed georganiseerd, goed voorbereid en de medewerkers werken vlot door. Als iemand me zou vragen om een aanbeveling voor een archiefopdracht, dan zou ik ArchiVeer meteen noemen. Ik kan alleen maar positieve anekdotes delen,” zegt hij enthousiast.

Nicolas wil daarbij vooral de expertise benadrukken. “ArchiVeer is al vele jaren actief in de archiefsector. Bovendien hebben ze ervaring met archiefwerk bij talloze steden en gemeenten. En dat merk je,” gaat hij verder.

Ik zou ArchiVeer omschrijven als een geoliede machine: de medewerkers passen efficiënte werkwijzen toe en weten exact wat ze moeten doen, wanneer en hoe. ~ Nicolas

Verder is Nicolas ook positief over de communicatie. “Tom en enkele collega’s kwamen in het begin ter plaatse voor een uitgebreid intakegesprek. Op basis daarvan maakte Tom een gedetailleerde offerte. Op die manier was er geen verwarring mogelijk. Bovendien werd er een Teams-kanaal opgezet om vlot te kunnen communiceren tijdens de werken. Zo konden de projectmedewerkers me bijvoorbeeld af en toe vragen om snel even een stap te controleren. Dat vond ik een efficiënte manier van werken,” legt hij uit.

Bovendien leren we van Nicolas dat ook andere collega’s een leuk contact hadden met de mensen van ArchiVeer. Nicolas: “Ook het poetspersoneel en de collega’s die werken bij de afdeling Economaat, die ’s ochtends afwisselend de sleutel van de archieven moesten afgeven, vertelden dat ze altijd heel vriendelijk waren.”

Een mooi eindresultaat

Over het eindresultaat is Nicolas heel positief. “Ze hebben de dossiers netjes herverpakt, in nieuwe mapjes en dozen, stuk voor stuk met een duidelijk label. Die staan nu hier,” vertelt hij, terwijl hij de blauwe dozen toont, in één oogopslag te onderscheiden van de rest van het archief.

En ook de nieuwe inventaris vindt Nicolas zeer handig. “Ik vond het fijn dat Farah en Flor op het einde rustig de tijd genomen hebben om me wegwijs te maken in de nieuwe inventaris. Dit is kort gezegd een Excel-lijst met een overzicht van alle dossiers. Elk dossier heeft een code, wat toelaat om het terug te vinden in de archieven. De dossiers in de lijst zijn nu bovendien meer in detail beschreven dan voorheen, wat ik erg handig vind,” legt hij uit.

“Ik heb de nieuwe lijst intussen al een paar keer geraadpleegd en merk dat ik de dossiers effectief veel vlotter terugvind dan voorheen.” ~ Nicolas

En ook de timing zat goed: de archiefwerken waren twee dagen vroeger dan gepland afgerond. “Enkele dagen voor het verwachte einde van de werken kreeg ik de vraag of er eventueel nog een ander werkje kon uitgevoerd worden, want ze waren al klaar. Ik gaf hen vervolgens een kleine bijkomende opdracht: het herverpakken van de registers van het Schepencollege en de Gemeenteraad. En ook deze opdracht rondden ze in exact twee dagen af,” vertelt Nicolas.

“Ze kunnen perfect zelfstandig aan de slag”

Heb jij zelf geen expertise in archiveren, dan kan je ArchiVeer ook inschakelen. Soms komt archiefwerk bijvoorbeeld bij personeel terecht dat daar geen kennis van heeft. Als jij in dat geval bent, laat dit je dan niet tegenhouden om ArchiVeer in te schakelen. Het is immers niet nodig om veel input of bijsturing te geven.

Nicolas: “Ze kunnen perfect zelfstandig aan de slag en geven uitleg waar nodig. Tom heeft voor deze opdracht bijvoorbeeld meer dan een uur de tijd genomen om de opdracht tijdens een intakegesprek met mij te bespreken.”

Werk jij bij een (overheids)instelling, zoals een gemeente of stad, en heb je hulp nodig bij het beheer of de verwerking van (een deel van) de archieven waar jij verantwoordelijk voor bent? Aarzel niet om ArchiVeer vrijblijvend te contacteren, via mail naar tom@archiveer.be of telefonisch op +32 475 75 51 41.